Говорили про те, чому раніше у консульстві приймали в режимі “живої черги”, але тепер – тільки за онлайн записом. Дізнались, як консульство працює з електронною чергою, чому систем декілька, як у Празі видають нові слоти, та хто може прийти поза чергою.
Чому так складно зарезервувати термін? Чи можна скасувати резервацію або передати її іншій людині?
Порівняли кількість робітників у консульстві в Празі із загальною кількістю українців у Чехії. Скільки громадян приймає консульство у Празі щодня? Чи реально збільшити кількість термінів, розширити штат?
Говорили також про типи консульських послуг, за якими звертаються найчастіше: нотаріальні та паспортні. Коли продовжувати паспорт, хто і де може замовити новий?
Наприкінці: декілька практичних порад, які допоможуть пришвидшити процес надання консульських послуг; куди звертатись, коли виникають питання; прогрес відкриття ДП “Документ” у Чехії.
Про “живу чергу”
Протягом певного часу – приблизно півроку після повномасштабного вторгнення – консульство приймало громадян у режимі “живої черги”, без попереднього запису.
У перші місяці після повномасштабного вторгнення
Частина консульських дій – наприклад, постанова на консульський облік – тоді стала менш затребуваною. Водночас деякі інші стали максимально нагальними: наприклад, людина приїжджала без документів, а для оформлення тимчасового захисту був потрібен хоча б якийсь формальний документ, що посвідчує особу.
«Ми масово продовжували наявні паспорти, вписували дітей, видавали тимчасові сертифікати, що посвідчують особу. Якщо не помиляюсь, ми тоді тільки сертифікатів видали близько пʼяти тисяч. Це були перші місяці війни, там потрібно було приймати екстрені рішення.
У Департаменті консульської служби було ухвалено рішення з приводу документування людей, які опинилися взагалі без [паспортних] документів, але, наприклад, із пенсійним посвідченням, або із копією паспорту, забутого вдома або загубленого. Тому що, ви ж самі уявляєте – люди стояли на кордоні…
Треба віддати належне уряду, який в перші дні війни постановою Кабміну надав можливість громадянам продовжувати закордонні паспорти, навіть старі, та вклеювати фотокартку дитини в паспорт [батьків], щоби дитину можна було легалізувати, наприклад, спільно з мамою. Власне, все це й допомогло стримати потік людей при документації, дати можливість чеській владі застосувати для українців зновведену програму захисту в межах закону Lex Ukrajina».
Проблематичність “живої черги”
Навесні, влітку функціонування живої черги стало проблематичним. За рахунок безреєстраційного обслуговування у черзі стояло багато людей, що перешкоджало звичному руху вулицею.
«Були дні, коли ми тільки йшли вранці на роботу, а біля консульства вже перебувало від 100, іноді до 200 людей. Люди, які живуть в цьому районі… Так, їх не зачепила війна, і вони розмірковують мирним життям.
Але ці люди ведуть дітей до школи, а тротуар вузький, конструкція будівлі і прилеглої території не пристосовані до цього… Тому у нас були певні суперечки. Ми вже хотіли розміщати містечко біля школи поруч, поки були канікули – щоб люди там очікували, і зона проходу була оптимально вільною.
Але виникло питання: як запрошувати людей до черги? Хто знає, що він на черзі? Ми ж не можемо всіх впустити до маленької приймальної зали влітку, коли спекотно. До того ж, це зона підготовки людей для подальшого обслуговування, а не зала очікування».
Що таке електронна черга?
Тож після стабілізації потоку вимушених мігрантів з України, було поновлено онлайн-запис для отримання консульських послуг, як це передбачено практично в усіх установах в ЄС.
«Структурований онлайн-запис був вперше введений, якщо не помиляюсь, близько трьох років тому. Це було заведено централізовано, за рішенням Департаменту консульської служби, і діє в переважній більшості консульств.
Спеціально було розроблено декілька систем, які регламентують порядок онлайн-запису. [Це було створено] для того, щоби вирахувати ліміти і ту кількість людей, яку за нормальних умов можна обслугувати.
[Електронна черга] діяла навіть в умовах COVID у той час, коли ми (консульство – ред.) не закривались. Все йшло виключно в межах реєстрації.
З повномасштабною війною, зрозуміло, потік людей, які в порядку переміщених осіб почали їхати до Європи взагалі, та зокрема до Чехії – він був ненормований, неврегульований, і проконтролювати його і створити якісь умови було практично неможливо.
У перші дні, я думаю, не тільки у нас, але у багатьох країнах світу, особливо в Європі, було прийнято рішення, що ми відкриваємо двері та працюємо з 8 ранку до останнього, хто прийшов. Для того, щоби у той чи інший спосіб задовільнити його потреби у тій чи іншій консульській дії, особливо якщо ідеться про документування людини».
Як видають вільні слоти, і хто може поза чергою?
Для того, щоби планувати реалістично, вільні слоти видаються тільки на місяць вперед. Система побудована розробниками таким чином задля більшої гнучкості та зменшення кількості пропущенних термінів.
«Наприклад, якщо розписати терміни прийому на рік чи більше, то людина може [до того часу] виїхати, або може відпасти потреба в отриманні послуги. Навіть зараз стається – 5-6 термінів на день – коли люди реєструються і не приходять. Ми не можемо контролювати запис кожного особисто й уточнювати, чи прийде людина – такий тотальний контроль займає дуже багато часу.
Тобто, ми розраховуємо: якщо ви записались – ми на вас чекаємо. Тому що ми вирахували – на день обслуговуємо таку кількість. Крім того, поза чергою ми ще приймаємо громадян «із уразливих категорій осіб»: літніх людей, вагітних, тяжкохворих, інвалідів, тих, хто приходить у зв’язку зі смертю близької особи.
Це може бути в якихось напружених межах, але це буде зроблено. Це вже наша відповідальність, що ми задекларували цю кількість слотів і маємо її обслугувати. Ніхто не йде та ніколи не йшов, якщо він зареєстрований, не отримавши послугу.
Але, якщо видати [терміни] на рік вперед – я не знаю, що буде…
Ми вирішили, як і всюди у світі, звести це до більш-менш прогнозованого русла. Ввели електронну реєстрацію з максимумом слотів. Потім оцінили, що десь [час обробки запиту] можна скоротити. Скоротили, і ще додали слоти [на день].
Таким чином йдеться подекуди про 150 громадян на день, які обслуговуються в консульстві, мінімум третина дій – безкоштовна”.
Про швидкість резервації слотів
Реальною проблемою, з якою зустрічаються українці в Чехії, стала складність реєстрації через великий попит на консульські послуги. На практиці це означає, що знайти вільний слот непросто, необхідно регулярно моніторити сайт резервації та іноді буквально «виловлювати» вільні терміни.
«Коли я в перший день (після відновлення реєстрації – ред.) адміністрував з МЗС виставлення слотів, то минуло два дні, і місяць наперед був повністю заповнений. Рівно два дні, можливо, трошки менше.
Кожний наступний слот відкривається згідно того, як рухається цей масив заповнених слотів. Тобто, якщо місяць заповнений – відкривається день через місяць (якщо цей день не припадає на вихідний).
Він відкривається, але не весь одразу. Система побудована так, що терміни зʼявляються поступово – з інтервалом у 5-10 хвилин, 5 для паспортних питань, і 10 для нотаріальної дії. Треба додати, що такий час для здійснення більш суттєвої нотаріальної дії вкрай малий, але стараємось виокремлювати час за рахунок малозатратності по часу у інших дій.
Коли ми бачимо, наприклад, що встигли швидше зробити технічну роботу, і у нас звільнився час, можемо відкрити додаткові слоти після обіду, або виділити якийсь із технічних днів. Або, коли додався новий співробітник, то ми ввели обслуговування з нотаріальних питань взагалі впродовж усіх 5 робочих днів”.
Про скасування термінів
Незважаючи на те, що іноді певна кількість термінів «пропадає», можливості скасувати резервацію в системі немає – це одна з недосконалостей. Але якщо людина повідомить, що не прийде – наприклад, через електронну пошту*, це врахують і запропонують термін для повторної резервації для загалу.
«Ми просимо писати мейл та інформувати: відпала потреба в обслуговуванні, прошу відмінити дану послугу на даний день на дане прізвище. І ми звільняємо реєстрацію для інших».
Про передачу термінів
«Передати» термін комусь іншому неможливо, адже резервація відбувається на прізвище конкретної людини, яка потім і має прийти.
«Ми пропускаємо за прізвищем, аби уникнути посередницьких проблем. У нас в цьому плані сувора перевірка за паспортом, щоб такі речі мінімізувати й взагалі унеможливити».
Про окремі системи запису до консульств
Неочікуваним для багатьох стало, що консульства у Празі та Брно використовують різні системи резервації. Тобто, зайшовши на сторінку однієї з систем, ви не побачите там усі існуючі консульства у тій чи іншій країні, а тільки ті, що користуються саме цією системою.
«Брно – це окрема консульська одиниця, у них свій сайт і своя система запису. Наскільки я знаю, існує дві системи запису до електронної черги. Деякі країни працюють в межах однієї системи, а інші – у межах другої. Вони, по суті, виконують однакову роль, але побудова систем трошки різниться. Це були різні розробники – ні більше, ні менше.
Те, що в одній системі видно Варшаву, не означає, що у Польщі є консульство тільки у Варшаві. Також Люблін, Ѓданськ, і ще, якщо я не помиляюсь, 5 консульств у Польщі.
Сайт із системою реєстрації – не наш, не посольський, ми його не адмініструємо в повному обсязі. Це розробка МЗС, а ми маємо орієнтуватись на ситуацію та додавати слоти на обслуговування, коли зʼявляються людські та технічні можливості”.
Про звернення до консульств у інших містах і країнах
Якщо людині, все-таки, не вдається зареєструватись на прийом у найближчому консульстві, вона може спробувати інше місто або навіть країну.
«Якщо людина не потрапляє до нас, і звертається до Польщі, то певна частина навантаження переходить туди. Такий кругообіг, в принципі, часто відбувається. До нас приїжджали люди з Німеччини, і з Франції, наприклад. Якщо вони зареєстровані, прийшли, і вони українці – то ми їх обслуговуємо.
Якщо дозволяють гроші та час, людина може приїхати. Але всюди у світі діє електронна реєстрація. Це не забаганка, це для того, щоб якимось чином можна було вирахувати оптимальний режим роботи працівників і обслуговувати тих, хто потребує отримати послугу».
Для отримання більшості консульських послуг не має значення, чи є у людини дозвіл на перебування в країні консульської установи. Достатньо мати українське громадянство. Виключення становить лиш постановка на консульський облік.
Консульський облік передбачає реєстрацію у консульстві за місцем тимчасового чи постійного проживання за кордоном. Це може знадобитись, наприклад, для виїзду в Україну на придбаному за кордоном авто без розмитнення – на термін до 2 місяців. Або при перетині державних кордонів – для підтвердження факту перебування неповнолітньої дитини у цільовій країні тощо.
Наразі постанова на консульський облік не є надто затребуваною послугою, тож консульство у Празі надає її фактично поза чергою.
«Якщо раніше ми практично щодня надавали цю послугу у значних об’ємах, нарівні з паспортною, зараз вона мінімізована. Формально реєстрація є, але якщо хтось звертається напряму на вході до консульства, ми стараємось іти назустріч – зважаючи на те, що кількість таких запитів наразі незначна. Не пригадую, щоби комусь було відмовлено».
Про причини зволікання
Тож чому, все-таки, не вистачає місць для реєстрації?
Кількість українців у Чехії
Одним із головних факторів завантаженості консульських установ є кількість українців, що перебувають нині в Європейських країнах.
“Разом зі стрімким збільшенням кількості українців не відбулось настільки ж значного посилення матеріальних та людських ресурсів у консульствах, але це пояснюється тим, що країна перебуває у стані війни з агресором і всі ресурси в першу чергу спрямовуються на оборонний сектор.
Особливий тягар впав на Чехію, Німеччину, особливо у перші місяці агресії на Польщу. Ми і зараз тримаємо, умовно кажучи, цю «лідерську планку».
У Польщі нараховувалось від мільйона до двох офіційно прибулих до країни. У нас на сьогоднішній день, згідно статистики, видано близько 460 000 віз захисту. Тобто, це зафіксовані українці, котрі вʼїхали до країни.
Міністерство внутрішніх справ [Чехії] не може точно оцінити цю цифру, адже люди, виїжджаючи, у багатьох випадках не повідомляють про повернення. Вони оцінюють, що в Україну повернулись близько 100 000 людей. Тут цифра різниться – від 60 до 100. Але точної нема, є лиш загальні оцінки.
Для порівняння. Ми спостерігали, що прогресія українських громадян у Чехії щорічно зростала. Раніше в Чехії, без урахування туристів, постійно знаходились 200 тисяч громадян України, які, до речі переважно і залишаються в країні, а до них додалося ще 460 тисяч тимчасово переміщених осіб. Ми вже тоді ділили одне з перших місць в Європі, якщо не у світі, за кількістю наданих консульських послуг. Тоді вважалось, що це багато. Тепер здається, що це було надзвичайно спокійне життя.
На сьогоднішній день, цифра збільшилась, рахуйте, втричі. При цьому персонал консульства збільшився фактично на дві людини, серед них 1 консульський співробітник адміністративно-технічного персоналу. Тепер нас (консулів – ред.) семеро, всі ведуть консульський прийом в залежності від напрямків їх діяльності, переважна більшість – щоденно.
Одна людина в середньому може опрацювати, без перерви на обід… до 50 людей. А ідеться про сотні тисяч перебуваючих у Чехії українців».
Скільки громадян звертаються за день?
«Можна підрахувати по кількості реєстрацій. По кожній дії надається приблизно 30 слотів [на день], без врахування пільговиків. Я думаю, що не помилюсь, якщо скажу: загалом у нас щоденно обслуговується іноді до 200 людей, враховуючи етап видачі готових паспортів, інших документів, на який також технологічно потрібний час».
Робочі місця
«Кількість наданих консульських дій також залежить від кількості робочих місць. Людину ж не можна обслуговувати в залі очікування. Потрібне робоче місце для обробки інформації. Особливо при нотаріальних або паспортних діях.
Для нотаріальних дій ми впровадили два місця – працюють два консули. З паспортних питань маємо одне робоче місце, але обслуговування іде двома потоками – тобто, технічно, на двох робочих місцях, з урахуванням відбору біометричних даних. Для видачі тимчасових сертифікатів також потрібне одне робоче місце з компʼютером.
За яким графіком працює консульство?
В теорії: «Говорячи про «на день», ідеться про дообідній період, тому що після обіду певний масив інформації по закінчені прийому громадян треба так чи інакше опрацювати. Дуже часто мають місце ситуації, коли люди приходять без готового і необхідного пакету документів. Певний час потрібен на те, щоби надіслати запит, отримати відповідь, обробити, сформувати той чи інший документ. Практично у кожному випадку необхідне інтерв’ювання особи, це також не робиться за дві хвилини, на жаль».
На практиці: «Втім, після обіду у нас також є обслуговування по певних напрямках, тому що ми просто фізично не встигаємо. Наприклад, нотаріальна дія – це не просто дія «поставити печатку». Це також дії з безпомилкової підготовки документів, що потребує певного фаху, уваги, точності».
Про можливість розширення
Можливостей значно розширити територію та штат, наразі, немає.
Про територію: «Це не наша будівля, ми не маємо права її збільшувати. Це власність Чеської держави. Збільшити її, добудувати – можливо, ми б і хотіли, теоретично. Але це, на жаль, не наше рішення».
Про штат: «Це залежить тільки від Міністерства закордонних справ [України] – воно нас сюди відряджає та відкликає. Додати або зменшити кількість консулів – це право управління кадрового менеджменту. Ми звертались із цим на початку війни, і нам пішли назустріч – відрядили консула на певний час, згодом додали ще одну консульську посаду.
Справа в тому, що всі гроші спрямовуються переважно на армію. Розширювати [консульство] і додавати співробітників – я думаю, на це просто немає зайвих фінансів. Консула також треба утримувати у відрядженні, це також певні гроші. А грошей наразі потребує армія, бо вона нас захищає… Якщо їй це буде гірше вдаватись, то тут і паспорти, в принципі, нікому не знадобляться.
Первинно всі гроші спрямовуються поки що туди. Як тільки буде можливість, збільшать фінансування в контексті направлення співробітників або розширення консульської присутності в Чехії, я вважаю. Надасть відповідь час».
Про волонтерів: «Певний час [після повномасштабного вторгнення] ми ввели певне ноу-хау та залучили біженців з числа кваліфікованих нотаріусів. Ми поступово, за згодою людей, залучали їх на безкоштовній основі як помічників, котрі готували нам проекти документів. Фактично, таким чином ми вгамовували попит при обслуговуванні без реєстрації.
Це люди, які не мають права працювати нотаріусами [в Чехії]. Але вони – кваліфіковані спеціалісти. Такий спеціаліст підготує певні документи якісно і швидко, тому що має багаторічний досвід щоденної роботи. Вони не видавали документи зі своїм підписами, але готували проекти для громадян, які потім перевіряв і засвідчував консул. Завдяки цьому нам вдавалося багато місяців без електронної реєстрації обслуговувати і попит на нотаріальні дії.
Але ж люди не можуть працювати безкоштовно. Здебільшого це жінки, які приїхали з дітьми, котрих треба годувати. Потрібно було знайти якусь іншу роботу в Чехії. Хтось поїхав, і продовжив свою роботу в Україні. Хтось досі тут, ми з ними підтримуємо контакт.
Якби була легальна можливість, вони б надавали нотаріальні послуги».
Підготовленість громадян – важлива
«Першопричина зволікання в обслуговуванні – непідготовленість людей.
Часто люди приходять просто з паспортом, і потім зʼясовують у чергового прикордонника (який, фактично, тільки має випустити і впустити в приміщення), що іще потрібне. Прикордонники вже стали професіоналами, які пояснюють замість консулів, адже консули вже «розкидані» по вікнах прийому та очікують на реалізацію консульської послуги.
Прикордонники розповідають, що де взяти, як сформувати та де надрукувати. І все це починає забирати час прийому. А слоти розраховані на 5, максимально на 10 хвилин. Людина прийшла, і замість того, щоби обслуговуватись, ходить і чекає на можливість зробити копію. Ось і пішло зміщення.
Якби люди приходили підготовленими, це однозначно дозволяло б обслугувати у 1,5-2 рази більше громадян. При цьому, вся необхідна інформація включно зі зразками документів розміщена на офіційному сайті Посольства у розділі «Консульські питання»”.
Про консульські послуги
За чим громадяни, як правило, приходять до консульства?
Що таке консульська дія?
Під «консульською дією» ми розуміємо повний цикл: людина приходить, відкривається провадження, людина отримує послугу, сплачує, до речі прямо в консульстві, та впровадження закривається. Це не стосується паспортної роботи, адже закордонні паспорти виготовляються в Україні, тому за готовим документом громадянин прибуває пізніше ще раз. Така ж ситуація іще з низкою консульських дій.
«Саме так. Часто громадянин, який приходить, бачить тільки одну сторону – поставив печатку, сплатив і пішов. А консул виконує набагато більше роботи по обробці інформації, яка акумульована в тій чи іншій печатці, або в тій чи іншій консульській дії. Вона полягає у перевірці поданих документів – для цього вони мають бути попередньо підготовлені, щоб там не було нестандартних речей і помилок, щоби була повна інформація, були готові необхідні копії для оцінки наданих матеріалів та їх обробки, те ж саме інтерв’ювання особи.
Минулого року у нас на кожного співробітника припадало в середньому 5500 консульських дій. Нас було 5, тож в цілому було близько 25000 дій. А за воєнний період ми тільки безкоштовних консульських дій зробили понад 25000. Не кажучи про оплачувані. Безкоштовні – це продовження паспорту, видача сертифікату, внесення даних про дитину”.
Яким є «найгарячіші» напрямки роботи?
«Це комплекс паспортних питань і нотаріальних дій».
Про нотаріальні дії
Люди звертаються саме до нотаріуса з консульства, тому що дія чеського не приймається в повному обсязі в Україні.
«З одного боку, існує двосторонній договір [між Україною та Чехією] про визнання документів, виданих офіційними органами. Але нотаріус, якщо ідеться про платного нотаріуса в Чехії – це не державний нотаріус, тому він не підпадає під цю класифікацію. Але всі інші документи [видані офіційними чеськими органами] – наприклад, свідоцтво про народження дитини – діють в Україні так само як українські, за умови кваліфікованого засвідченого перекладу».
Наприклад, для того, щоби довіреність набула правової сили в Україні, її має бути внесено до відповідного реєстру. Тож до довіреності, виданої у консульстві, видається окремий документ – заява на внесення до державного реєстру в Україні. Тільки після внесення до держреєстру на підставі даної заяви, довіреність буде легалізовано в Україні.
«[Видану консульством] довіреність ми зареєстрували у нашому реєстраційному журналі, але не в електронному реєстрі довіреностей в Україні. Україна про її існування поки що нічого не знає. І коли ця довіреність передається тим чи іншим чином в Україну – автобусом, поштою, через знайомих тощо – її спочатку вносять в закритий електронний реєстр, це легітимізація цієї довіреності в межах України. І тільки потім її реалізовують. А так вона юридичної сили не має».
Велика відповідальність на плечах консула – підготувати довіреність правильно, адаптувати до потреб людини і не допустити жодної помилки в установчих даних, адже тоді документ вважатиметься недійсним. Через те, що реєстрація довіреності проводиться з фізичного оригіналу в Україні, ціна помилки досить висока.
Наразі консульство України, згідно рішення Мінюсту, до електронного реєстру не підключене, тож не може зареєструвати довіреність самостійно. А чеські нотаріуси – тим паче підключеними бути не можуть.
Про тимчасовий документ
«Люди не могли взяти документи, або губили, і просто приїжджали без них. У таких випадках видається тимчасовий документ, який підтверджує особу на території тієї країни, де людина опинилась – із фотокарткою та установчими даними. Після первинних дій по встановленню особи.
Це зразок ситуативно розробленого документа – сертифікат тотожності особи. Це документ формату А4 з фотокарткою, ім’ям, прізвищем і датою народження англійською, українською і, у даному випадку, чеською мовами – з підписом і печаткою консула, на скільки нам відомо, він дієвий також в інших країнах-сусідах з Чехією для підтвердження особи. Але подорожувати із ним не слід.
Ми домовились з Департаментом міжнародної охорони та міграції МВС Чехії: погодили цей документ, довели до них процедуру продовження паспортів і внесення інформації про дітей (з фото), і таким чином, легітимізували на території Чехії процес допоміжного документування. Тому що зазвичай за кордоном єдиним документом, що підтверджу та посвідчує особу – в мирних країнах у мирний час – є тільки закордонний паспорт.
Коли людина втратила [закордонний паспорт], у багатьох країнах світу ще є спеціальний документ, так зване «посвідчення на повернення». Це документ лише на транзит, посвідчуючий особу тільки на вʼїзд в Україну. Тобто, людина по ньому повернулась додому, і далі вже поновлює свої документи в органах ДМС, як це і має бути. Оскільки такий документ діє зазвичай до місяця, вирішити ситуацію переміщених осіб він тут не міг – вони ж не можуть щомісяця ходити його змінювати. Тим паче, він коштує певну суму коштів, консульський збір за нього стягується”.
Про паспорт
У консульствах можна продовжити існуючий та замовити новий закордонний паспорт.
Коли продовжувати паспорт?
Будь-який громадянин України може продовжити у консульстві закордонний паспорт, термін дії якого незабаром скінчиться, або скінчився певний час тому.
Важливо: “У «незабаром» є певна межа – не раніше ніж за два місяці. І це дуже суттєво, тому що відсотків до 10 людей приходять і хочуть продовжити «наперед», або їм потрібно [продовжити] для отримання тієї чи іншої візи в іншу країну тощо. Але, норматив такий.
Сам процес продовження швидкий. Це оцінка документів людини, [перевірка,] чи немає заперечень, інтерв’ювання, проставлення відповідного штампу з відміткою консула. Це робиться в присутності людини впродовж 5 хвилин.
Коли ввели [онлайн] запис, ми поставили орієнтовну кількість слотів [з розрахунку] по 7 хвилин. Але [співробітниці] кажуть: ми бачимо, що ми можемо робити швидше, скоротіть нам до 5″.
Фактично, людина приходить, і ставиться штамп у існуючий паспорт, термін дії якого закінчується.
«Так, але це не означає просто «поставити штамп». Це означає взяти, перевірити, подивитись і звірити всю [інформацію]. Людина пише заяву, додає копію відповідних документів. Там необхідно відповісти на питання: хто ти? де ти народився? де ти мешкаєш? і вказати контактні дані”.
Де і як замовити новий паспорт?
«Українець [будь-де] у світі може замовити новий закордонний паспорт, якщо він українець і підтверджує це – у нього є внутрішній паспорт, або закордонний, що закінчується чи вже закінчився. Він [українець] може подати ці документи і замовити собі новий закордонний паспорт.
Але, в межах того, що він зареєстрований [у електронній черзі], і ми на нього чекаємо».
При цьому немає значення, чи у людини є дозвіл на постійне перебування, тимчасовий захист, або інший тип візи.
«Раніше ми звертали на це увагу, тому що все було розмежоване. [Видавали паспорти], якщо людина тут проживає. Який сенс людині з Києва їхати до Чехії замовляти собі тут паспорт?
Тому в переважній більшості замовляли ті, хто тут проживає, хто має посвідки на проживання – постійне, або інший тип. І, знову ж, у людини з візою – раніше [багато з них] були тримісячні – також не виникало потреби замовляти паспорт. Навіть якщо [паспорт] закінчився, людина може для виїзду додому отримати документ на повернення, і вдома вже у швидшому і більш, до речі, дешевому варіант оформити собі закордонний паспорт.
В Україні паспорт коштує дешевше. Збір Міграційної служби десь у півтора рази менший.
Якщо приїхали люди, які є українцями і перебувають тут легально – віза тимчасового захисту, чи інша віза – вони реєструються так само як ті, хто тут проживає постійно, і отримують цю послугу.
Наприклад, людина приїхала сюди за [тимчасовим] захистом, а її родичі, котрі готові її прийняти, знаходяться десь в Америці. То чому вона не може замовити тут паспорт, дочекатись його і поїхати, якщо у неї, наприклад, нема паспорту? Якщо вона приїхала як переміщена особа, і поки що перебуває на сертифікаті.
Людина може отримати паспорт і подорожувати з ним. Тим паче, що чеська віза це також дозволяє.
Якщо у людини є бажання, є кошти, і вона зареєструвалась, то вона може з будь-якою візою замовити собі виготовлення паспорту у Празі або у Брно».
Потреба у замовленні нового паспорта
«У більшості випадків ідеться про те, коли людині потрібно кудись їхати, і у неї нема легального документу для перетину кордону. Це при тому, що в ЄС немає кордону як такого. Тобто, людина може більш-менш вільно рухатись. Ідеться, як правило, про виїзд додому, тимчасовий чи постійний, або переїзд в іншу країну. Тоді вкрай необхідно мати дійсний паспортний документ – закордонний паспорт. З цим є сенс звертатись, тому що [відсутність документа] унеможливить переїзд в іншу країну.
Але часто люди, наприклад, планують собі щось заздалегідь… І просто хочуть мати дійсний документ. Так, це також їх суверенне право – хотіти мати цей дійсний документ. Але неможливо обслугувати одночасно всіх бажаючих. Ми наразі виділяємо той час, який ми можемо виділити – у достатньо напруженому темпі щоденної роботи».
Процедура отримання нового паспорту
Що стосується процедури отримання паспорту.
Людина прийшла та подала документи на паспорт, здала біометричні дані, але паспорт виробляється в Києві, на поліграф-комбінаті «Україна». Ми в Чехії, хтось в Німеччині… Паспорт же не може прилетіти сюди якимось замовним листом. Це централізована доставка.
У період до війни, і зараз, це виключно спеціальний транспорт, який їх везе, у супроводі особи, яка за це несе відповідальність. Це не жарти, це паспорті документи людей.
У нас доставки були по півтори тисячі паспортів, їх потім треба видати, унормувати – усім же також за день 1500 паспортів не видати. Це розділялось на певний час, щоб не було штовханини, якогось ажіотажу. Люди поступово отримували виготовлений документ.
Іншими словами, на виготовлення паспорту закон відводить до трьох місяців, без урахування терміну доставки.
А це також певний час. У мирні часи в Україні, наприклад, можна було за тиждень оформити паспорт. У нас рекордні терміни наближались до місяця, коли доставка більш-менш була регулярна. Але зараз ця ситуація непрогнозована.
Так, є норма, згідно якої людина може замовити індивідуальну доставку паспорта через компанії “VFS.Global” та “DHL Express”. Але сам паспорт на дорослу людину коштує близько 3000 крон, і така доставка коштує іще 65 доларів. Для переміщеної особи також непросто віддати такі гроші за документ.
Про внутрішні ID картки
“Ми ID карти не видаємо – ніде [у консульських установах] за кордоном ID карти не оформлюються. Вони оформлюються виключно підрозділами Державної міграційної служби.
З урахуванням того, що у Польщі такі підрозділи запровадили як виїзні, там це можна зробити. Але це не консульська установа, це підрозділ Міграційної служби під назвою осередок Державного підприємства «Документ».
Отримати або замінити ID картку в умовах закордону – це не зобовʼязання, це бажання чи небажання людини. Якщо людина не отримає цей внутрішній паспорт, то ніякі санкції на неї накладати не будуть. Тим паче у воєнний час».
На що звернути увагу на місці
Пропонуємо до вашої уваги кільки практичних порад.
Оплата послуг
“[Сплачувати] бажано карткою, ми з готівкою не працюємо. Зараз проблем із цим практично нема. Але якщо людина не має картки, то потрібно іти сплачувати на пошті. Ми не працюємо з готівкою – це заборонено, та й не доцільно».
Втім, готівка, зокрема тільки монети, може знадобитись для користування автоматом для друку та сканування.
«Ці автомати ми запровадили як послугу конкретної фірми. Це достатньо універсальний автомат, навіть фотографії друкує.
Але тут ми повертаємось до головного: якби людина приходила з готовим пакетом документів: із заповненою заявою, з виробленими копіями, з фото… Тому що потім біля цих двох автоматів стоять черги».
Копії
«Для нас достатньо простої копії. Якщо треба, ми звіряємо з оригіналом. Якщо це суттєвий документ, можемо запросити оригінал, це наше право. Але, в принципі, основне звірення тотожності особи відбувається за паспортом. Тобто, ми встановили особу людини, а далі вже приймаємо копії документів».
Отже, завіряти копії не потрібно, але оригінал паспорта (чи іншого посвідчення особи) потрібно мати з собою.
Порада і прохання
Що ми можемо порадити людям, виходячи з Вашого досвіду, для більшої ефективності процесів з надання та отримання консульських послуг?
“Основні поради такі.
Найголовніше – перед прийомом продивитись сайт Посольства України в Чехії, на якому є розділ «Консульські питання». У цьому розділі описані практично всі процедури та перелік документів під ту чи іншу дію. Навіть є посилання на кожну заяву для того, щоби за можливості роздрукувати, заповнити вдома, та прийти сюди вже з готовим пакетом документів.
Якби всі апліканти приходили з готовими пакетами документів – наскільки б це зменшило час на обслуговування.
Відповідно, це одразу б відобразилось у якості обслуговування і в кількості. Ми б дійшли до більшої автоматизації дій: поклали, пролистали, поглянули, помилок нема, оплатив, отримав штамп, в багатьох випадках дію було би завершено».
Допомога у електронному листуванні
«Вдень я обробляю десь близько 200 листів*. Це індивідуальні відповіді, розʼяснюючі. А ще є Facebook, там також іде певне спілкування і розʼяснювальна робота. Все одно, 200 листів на день у порівнянні з сотнями тисяч людей…».
Про ДП «Документ» у Чехії
«Ми працюємо над реалізацією проекту по ДП «Документ» у Чехії.
Міжнародний міграційний проект під назвою International Centre for Migration Policy Development (ICMPD) знайшов кошти у донорів – МВС Чехії та МВС Німеччини для допомоги нашим мігрантам у цей час. Вони оцінили проблему і виступили з ініціативою – не заангажовано, самі побачили потребу.
Вони за власний кошт запроваджують роботу такого ж, як і у Польщі, ДП «Документ» у Празі.
Підготовка, як нам відомо, перебуває вже на завершальній стадії. Тобто, ми працюємо над тим, як отримати послугу від ДМС для громадян України в Чехії, безпосередньо в Празі, за фінансування іноземної сторони, яка може посприяти нам в такий складний для держави час. За що ми безумовно будемо їм вдячні.
Також вони хочуть допомогти нам із консульським обслуговуванням, і є ідея зробити такий консультаційний центр для громадян.
Десь зняти оптимальне приміщення, щоби люди приходили туди, а волонтери, оплачувані коштом донорської організації, пояснювали, консультували, готували ті ж проекти чи заяви, й таким чином спрощували і, головне, прискорювали нашу роботу. Це будуть нотаріуси та юристи з України, які тут не практикують, але могли б отримувати і зарплатню за цю працю, а головне – зробити внесок у нашу спільну справу.
Прогрес чіткий. Хочемо розпочати десь, згідно оптимістичних перспектив, на початку нового року. Це буде додаткове вікно, або й два вікна по паспортній роботі. При цьому й по внутрішніх паспортах також. Це те, що ми тут наразі робити не можемо.
Це будуть і закордонні паспорти, і внутрішні, ще можливо і водійські посвідчення. (Наразі консульські установи не працюють із українськими водійськими посвідченнями – ред.)
Ми проводимо перемовини з донорами із ICMPD, з МВС ЧР, а також з ДМС. Іде робота над впровадженням. На певній стадії усе буде залежати від дозволу чеської сторони та від прибуття конкретних робочих пунктів, де все це буде відбуватись.
А потім уже – наша частина по запровадженню приміщення для консультаційної підготовки громадян до консульського прийому. Сподіваємось, це нам також вдасться започаткувати спільно з чеськими колегами.
З Володимиром Калабердою говорила Маргарита Голобродська
