Іноді роботодавці просять потенційних працівників надіслати копії своїх документів і візи ще до особистої зустрічі та співбесіди.
Чи мала б людина надсилати свої документи? Яка у цьому може бути небезпека? Наприклад, зловживання данними?
Відповідає Яна Поспішилова, адвокатка компанії JŠK.
Ідеться про персональні дані, тож теоретично, роботодавець міг би ними зловживати. Це і є основним ризиком для працівника.
Але, водночас, це також великий ризик для роботодавця, адже у такому випадку роботодавець діє з порушенням регламентів про охорону персональних даних. Адже для того, щоби роботодавець міг опрацювати персональні дані, він завжди мусить мати так званий правовий титул.
Таким правовим титулом можуть бути два типи обставин.
Отримання і обробку особистих даних може вимагати від роботодавця закон. Втім, це не стосується випадків, коли роботодавець хоче бачити візу, дозвіл на роботу або інший документ іще перед тим як виникають трудові правовідносини – жодного такого обовʼязку згідно закону немає.
Другим типом правового титулу є дозвіл, отриманий від працівника. Коли працівник підпише згоду з обробкою персональних даних, тоді роботодавець “критий” та має правовий титул для отриманя копії візи або паспорта.
Тим не менш, ми завжди радимо працівникам, щоби вони у жодному разі не надавали оригінали документів, але надавали все у копіях.
Також можна повідомити роботодавцю, що ви не будете надсилати йому копії документів по e-mail, але надасте їх для ознайомлення особисто при співбесіді. Немає необхідності надсилати копії, ви можете повідомити роботодавцю: “Так, дозвіл на роботу маю, візу маю, паспорт також маю, усе дійсне. Але я надам вам документи аж при особистій зустрічі, і надам вам їх тільки для ознайомлення”.
Отже, роботодавець просить ці документи не через те, що дійсно мусить мати їх для якоїсь підговтоки?
Саме так.
Що мені спадає на думку, що могло би мотивувати роботодавця отримати ці документи – це визначений законом обовʼязок реєструвати іноземця при прийнятті його на роботу. Але цей обовʼязок реєструвати іноземця виникає аж у той момент, коли виникають трудові правовідносини.
Можливо, роботодавець хоче бачити документи, аби наперед знати, чи має взагалі сенс запрошувати людину на співбесіду та укладати із нею трудовий договір.
Отже, теоретично, буде достатнім написати у e-mail: так, я маю дозвіл на роботу, дійсний від і до.
Саме так. Лиш надати інформацію про дозволи та повідомити, що надасте документи особисто і тільки до ознайомлення – для того, щоби роботодавець підтвердив правильність наданої вами інформації. Але роботодавець точно не має права зберігати копії ваших документів іще до того, як взагалі виникнуть трудові правовідносини.
Таке право він матиме аж після підписання GDPR, так?
Згоди з опрацюванням персональних даних. У такому випадку роботодавець матиме право на зберігання копій. Більш того, що стосується працівників-іноземців, то роботодавець зобовʼязаний після виникнення трудових відносин зберігати копії дозволів на роботу.
Наскільки довго?
На час тривання трудових правовідносин, і три роки після їх закінчення.
Отже, якщо людина відправляє копії своїх документів — це іще не означає автоматично, що вона погоджується із опрацюванням особистих даних?
Ні, необхідно підписати конкретну згоду із опрацюванням даних. Це не можна робити конклюдентно. Але це, головним чином, є захистом роботодавця при опрацюванні особистих даних.
Ще хочу торкнутися теми підписування документів — чи може цей процес проходити у електронному форматі у e-mail, чи необхідно підписувати особисто? Припустімо, якщо мені зараз надішлють GDPR, чи буде достанім його роздрукувати, підписати, відсканувати та надіслати у відповідь? Чи буде це вважатись дійсним документом?
У такому випадку я би сказала, що це дійсний документ. Сьогодні значна кількість правових дій відбувається у електронній формі. Конкретно трудовий договір, наприклад, не може бути підписаний онлайн, його необхідно підписати особисто. Але у інших правових дій ми дедалі частіше зустрічаємося з тим, що вони виконуються у електронній комунікації.
У такому випадку вважається, що правова дія є дійсною, якщо не потрібне нотарільне завірення підпису.
У випадку згоди з обробкою персональних даних нотаріально завірений підпис не потрібен, вистачить звичайного підпису. Тож ви можете роздрукувати, підписати, відсканувати і надіслати.
Більше із серії – у розіділі “Запитайте у юристів“.
